Musea zijn geen party-centra

14 december 2006

Of men het wil of niet – vanuit het oogpunt van de conservator van de collectie -, het organiseren van evenementen en ontvangsten in musea wordt steeds populairder bij musea, bedrijfsleven en overheid. Omdat elke instelling haar eigen ervaringen heeft met toeleveranciers (bijvoorbeeld met cateraars) en graag kennis wil delen met collega’s, is het initiatief genomen om een platform op te richten. Het platform moet een fysieke en virtuele ontmoetingsplaats worden voor Nederlandse musea die hun locatie beschikbaar stellen voor ontvangsten en evenementen. Maar men wil meer: de organisatie heeft ook de ambitie om de belangen van individuele (museale) leden te behartigen. Collectief kan men meer bereiken dan individueel. Ook het signaleren van trends, het volgen van (technische) ontwikkelingen, wetgeving en overheidsmaatregelen kan binnen een collectief op meer efficiënte wijze geschieden

Blijkbaar voldoet dit initiatief aan de wens van veel musea, gezien de aanwezigheid van maar liefst 48 musea tijdens de door Taller Events georganiseerde bijeenkomst in het Rijksmuseum.
Leon Kruitwagen, initiatiefnemer van het Platform en directeur van Taller Events, signaleert dat evenementen een steeds serieuzer onderdeel gaan uitmaken van de marketingcommunicatie van ondernemingen en organisaties. “Musea en andere culturele instellingen kunnen daarvan profiteren”, is zijn stellige overtuiging.
Aan de deelnemers werd een persoonsgebonden lidmaatschap voorgesteld. Musea met minder dan 100.000 bezoekers per jaar betalen € 450 (excl. BTW) per jaar, musea met meer bezoekers € 750. Dit leverde de nodige discussie op. Verschillende museumcollega’s vonden de contributie te hoog. Geconcludeerd werd dat elk museum zelf een kosten- en batenanalyse zou moeten maken om in te schatten of het de moeite waard is om lid te worden. Men krijgt er tenslotte veel “informatie en kwaliteit” voor terug: uitnodigingen voor informatieve bijeenkomsten en een gezamenlijke website.

Het belang van het oprichten van een Evenementenplatform werd onderstreept door bijdragen van een paar gastsprekers, die veel nuttige informatie opleverden voor de aanwezige museummedewerkers.
Guus van den Hout, directeur van Museum Het Catharijneconvent, vertelde over zijn ervaringen als voormalig directeur van Museum de Amstelkring. Gemiddeld twee keer per week organiseerde hij kleinschalige ontvangsten voor de Amsterdamse elite. Een ontvangst werd altijd met een inhoudelijke component (bijvoorbeeld een bezoek aan het museum) gecombineerd. Dat leverde een constante stroom bezoekers op en bracht veel geld in het laatje.
De ontvangsten die hij in de Amstelkring organiseerde zijn echter van een heel andere orde dan evenementen in musea in de VS. Als voorbeeld noemde hij een tango and tapas - fundraisingbijeenkomst in het museum van de Frick Collection in New York. Zo’n avond levert 275.000 dollar op, waarvan ongeveer 50.000 tot 75.000 dollar aan organisatiekosten en kosten voor catering moeten worden afgetrokken. De prestigieuze omgeving en hoge status van de ontvangst doet Amerikanen grif in de buidel tasten. In the Metropolitan Museum of Art worden bijna dagelijks exclusieve ontvangsten gehouden. Hij vroeg zich bezorgd af of de inkomsten daar belangrijker zijn dan de zorg voor de collectie. Zijn conclusie is dat musea geen partycentra zijn, maar dat het organiseren van ontvangsten noodzakelijk is om als instelling te overleven. In het Catharijneconvent zijn extra stafmedewerkers aangetrokken om de ontvangsten te organiseren en in goede banen te leiden.

Esther Martens, hoofd externe betrekkingen van het Rijksmuseum en gastvrouw van de bijeenkomst, vertelde dat het Rijksmuseum een ander beleid voert. Het museum organiseert na sluitingstijd exclusieve ontvangsten met een kunsthistorisch programma. De huurprijzen worden expres hoog gehouden om het aantal ontvangsten te beperken. Het Rijksmuseum organiseert ongeveer 20 commerciële ontvangsten per jaar. Daarnaast wordt er een beperkt aantal ontvangsten voor sponsoren en relatieontvangsten (zoals bijvoorbeeld diners voor bruikleengevers aan tentoonstellingen) gehouden. Sinds kort heeft men een extra locatie die verhuurd kan worden, Huis Trompenburg in het Gooi.
In de toekomst zal het ontvangstenbeleid van het Rijksmuseum nog strenger worden; dan krijgen alleen members van het museum nog de gelegenheid om ruimte bij het Rijks te huren.

De studiemiddag maakte duidelijk dat het voor de huidige museummanager een uitdaging blijft om de juiste balans te kiezen tussen het organiseren van exclusieve ontvangsten, met respect voor de objecten en de dagelijkse openstelling van het museum voor het publiek.
Interesse in deelname aan het Platform? Neem contact op met Joske Geselschap-Sandberg, info@museumevents.nl of kijk op de website: www.museumevents.nl.