Syposium MuseumService 14 dec 2009 Museum voor Communicatie Den Haag

20 december 2009

Een klein gezelschap van museummedewerkers kwam in het Museum voor Communicatie te Den Haag bijeen om zich te laten informeren door vertegenwoordigers van verschillende producten. Deze bedrijven waren uitgenodigd door MuseumService met als doel de twee groepen dichter bij elkaar te brengen en de nieuwste marktproducten te promoten. De vier onderwerpen van de dag waren: collectiemanagement, registratiesoftware, duurzame opslag en 3-D technieken.

Het onderwerp 'collectiemanagement' werd gepresenteerd door Ingressus en Reekx. Ingressus werd vertegenwoordigd door Saskia Rutten. Dit bedrijf voert Spectrumanalyses uit bij musea teneinde de werkprocessen te optimaliseren. De Spectrumanalyse kan helpen bij het toetsen en uitschrijven van de werkprocessen waarbij Spectrum-N kan dienen als template of toetssteen. Deze Nederlandstalige versie van de standaard is opgesteld door het Belgische FARO. Deze standaard is geaccepteerd door het LCM (Landelijk Contact van Museumconsulenten) die deze standaard onderhoudt. Het Ministerie van OC&W en de landelijke inspectie hechten waarde aan het gebruik van deze standaard, al is deze niet verplicht. 

Reekx bedient de markt op het gebied van collectie-ontsluiting. Neeltje Wessels legde uit dat een informatieplan van een instelling de basis vormt voor de collectie-ontsluiting en digitalisering. De gegevens die moeten worden geregistreerd en opgeslagen, geven praktische informatie over de collectie en de herkomst. Deze gegevens moeten bewaard worden en veilig gesteld om gebruikt te kunnen worden bij o.a. tentoonstellingsactiviteiten en website. Haar ervaring is dat de digitalisering van een collectie vaak ad hoc gebeurt waardoor er een veelheid aan afbeeldingen en formaten op verschillende plaatsen bewaard wordt. Het bijeenvoegen en aanvullen van deze bestanden kost nodeloos veel tijd. Vaak ook ontbreken structurele back-ups door een gebrek aan IT-infrastructuur. Dit alles moet in een handleiding uitgeschreven worden waarbij Spectrum natuurlijk een handig hulpmiddel is.

Tijdens het onderwerp 'registratiesoftware' kwamen de bedrijven aan het woord die Adlib, TMS en Atlantis hebben ontwikkeld. Frans Bridié van Cit / TMS liet de mogelijkheden zien van overkoepelende zoeksystemen op de databases/registratiesystemen van instellingen. Cit is verantwoordelijk voor websites van o.a. het Tropenmuseum en de Stichting Volkenkundige Collectie Nederland (SVCN). Deze websites zorgen ervoor dat de bezoeker verschillende databases simultaan kan doorzoeken door middel van het softwarepakket CollectionConnection. Hiervoor is echter het gebruik van een identieke thesaurus door verschillende instellingen noodzakelijk om de verschillende registratiedatabases op gelijke manier te kunnen bevragen. Deze methode kan werken voor collecties die uit objecten bestaan, maar voor archieven waarbij de stukken in hun context moeten worden gepresenteerd, lijkt dit programma minder geschikt. Ieder object wordt namelijk zelfstandig getoond waardoor de informatie per object volledig moet zijn. 

Adlib is één van de meest gebruikte registratiesoftware in Nederland. Adlib biedt verschillende varianten, waaronder Adlib voor musea op basis van de standaard Spectrum en een Adlib-versie voor archieven op basis van de standaard ISAD(G). Een nieuwe applicatie genaamd AdlibDesigner geeft de mogelijkheid zelf velden toe te voegen aan de gebruikte software zodat het pakket meer flexibel wordt. Dit creëert wel een extra uitdaging in het geval van data-uitwisseling. 

Het registratiesysteem Atlantis is een veelgebruikt softwarepakket in Nederlandse archiefinstellingen. Peter van Diermen gaf aan dat deze software zeer flexibel is doordat de registratiemodule generiek is, maar de presentaties via plug-ins aan de software kunnen worden toegevoegd, al naar gelang de behoefte van de instelling. De viewers die de gegevens naar de website transporteren zijn echter plug-in vrij; dit garandeert dat de gebruiker deze kan bekijken. Registreren kan volgens verschillende methodes waaronder het veelgebruikte EAD dat data-uitwisseling mogelijk maakt.

Een speciale vraag die in de uitnodiging geformuleerd stond moest worden beantwoord door Bert Antenne van DISC Benelux, het bedrijf dat de Jukebox heeft ontwikkeld. De Jukebox is een opslagsysteem dat werkt met Blu-ray-discs en energiezuinig is vergelijkbaar met een harde schijf. De vraag werd gesteld door Marie Christine van der Sman van MuseumService: ‘Waarom zouden we (de musea en archieven) deze jukebox prefereren boven opslag in e-depots?’. Bert Antenne gaf aan dat de Jukebox de organisatie de mogelijkheid geeft de gegevens binnen het museum van het bedrijf te beheren. Een e-depot is per definitie op een andere locatie waarbij je als instelling de gegevens overdraagt aan het e-depot. De Jukebox is in het eigen netwerk te integreren en moet een plaats krijgen binnen de werkprocessen en met name binnen het informatieplan van de instelling. Een e-depot heeft als groot voordeel dat deze de gegevens beheert, evenals dubbele veilige opslag en technisch onderhoud. Een Jukebox in de eigen organisatie betekent dat een medewerker binnen die organisatie moet worden opgeleid voor het werken met deze Jukebox op technisch vlak. Ten tweede moet er een eigen informatiearchitectuur ontworpen worden voor opslag van data, evenals structurele back-ups. Ten derde moet er alsnog een opslag buiten de organisatie gezocht worden om de veiligheid van de data te garanderen. Indien dit goed geregeld is klopt het voordeel dat Bert Antenne noemde: als instelling heb je de opslag van je data in eigen beheer.

Het laatste onderwerp was ook het onderwerp dat het meest tot de verbeelding sprak: 3D scanning. Fometrix is een nieuw bedrijf dat laserscans uitvoert en de gescande data beheert waaronder ook de auteursrechten. Willem van Spanje van DelftTech kreeg het publiek enthousiast met zijn futuristisch ogende 3D opnames. Maar, zoals hij verschillende malen duidelijk aangaf: ‘dit is geen toekomstmuziek. DelftTech doet niet anders.’ Hij bedoelde daarmee dat zijn bedrijf al meer dan tien jaar deze scans voor kleinere en grotere opdrachtgevers uitvoert. Door middel van laser en röntgenstralen kan DelftTech een 3D scan maken met een nauwkeurigheid van 2 mm. Na scanning kan de scan gebruikt worden voor 3D simulaties, sketch-ups, CAD tekeningen en zo verder. Met deze techniek kunnen complete oude steden nagebouwd worden en geërodeerde kunstwerken weer als nieuw uit de printer komen. Het bedrijf maakt ook 360 graden foto’s. Deze technieken zijn nu nog wat kostbaar maar bieden zoveel mogelijkheden dat bij de aansluitende borrel vele plannen vorm hebben gekregen.

Bernadine Ypma, Nederlands Archief Grafisch Ontwerpers